Aprender a gestionar el tiempo de forma eficiente, no solo es una habilidad especial y muy apreciada de cara a un futuro empleo, sino que también es un aspecto muy positivo y perfectamente aplicable al día a día.
Aplicar estrategias de gestión de tiempo no solo aumenta la productividad en el ámbito laboral, sino que tiene importantes aplicaciones en la vida personal. Si has oído hablar de estas técnicas o quieres adquirir habilidades para aprovechar mejor tu tiempo y exprimirlo al máximo, ¡esto te interesa!
¿En qué consiste la gestión de tiempo?
Podríamos definir la gestión del tiempo como la habilidad de utilizar el tiempo de una forma consciente, siempre destinada a una mayor productividad. El fin último del concepto denominado como gestión de tiempo, sería no solo una mayor productividad, sino el control y la capacidad de saber determinar las prioridades para ser más eficiente en el trabajo y saber compaginar las obligaciones con el descanso o el cuidado y la vida personal.
Estrategias que incrementan la productividad
Aunque muchas personas son organizadas y meticulosas por su carácter y personalidad, en muchos casos, la gestión de tiempo es una habilidad que se necesita trabajar y desarrollar para sacar el máximo provecho. Para introducirlo en el día a día de forma efectiva, es fundamental aplicar una estrategia basada en objetivos y tiempos que nos ayude a abordarlo. Estas son algunas de las más utilizadas: ¡toma nota!
- Método Pomodoro. Consiste en dividir el trabajo en intervalos de tiempo de 25 minutos, llamados "pomodoros", seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro pomodoros, se toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos. Durante cada pomodoro, se debe trabajar en una tarea específica y evitar distraerse con otras interrupciones. Si surge una distracción o una tarea urgente durante el pomodoro, se anota en una lista para abordarla más tarde, y se vuelve a la tarea original. El objetivo de la técnica es mejorar la eficiencia y la concentración, reducir la procrastinación y el cansancio mental.
- Método “Getting Things Done” (GTD). El método se centra en la organización y el procesamiento de tareas, para poder concentrarse en hacer y completar el trabajo sin sentirse abrumado por las tareas pendientes. El método GTD se basa en cinco pasos principales:
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- Captura: Tomar nota de todas las tareas, ideas y proyectos en un sistema externo para liberar la mente de la carga mental.
- Clarificación: Revisar y procesar todas las tareas para determinar su importancia y urgencia.
Organización: Clasificar y organizar las tareas y proyectos en listas específicas. - Reflexión: Revisar regularmente dichas listas y realizar una revisión de los objetivos y prioridades.
- Compromiso: Tomar medidas concretas para completar las tareas y proyectos de acuerdo con las prioridades y plazos establecidos.
- Principio de Pareto. El principio es un concepto económico basado en la regla del 80/20 que establece que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. En la gestión del tiempo, podemos enfocarnos en las tareas más importantes y de mayor impacto, para lograr la mayor productividad posible. En resumen, este principio sugiere que identifiquemos y prioricemos los factores clave que tienen el mayor impacto en un resultado determinado, en lugar de dispersar nuestro tiempo y recursos de manera uniforme.
- Time blocking o "bloques de tiempo". Esta técnica consiste en dividir el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. En lugar de trabajar en una lista de tareas a lo largo de la jornada, se planifica y se reserva tiempo específico para cada proyecto. Cada bloque de tiempo se asigna a una labor específica y se protege frente a interrupciones, permitiendo así una mayor concentración y productividad.
- Timeboxing. Implica asignar un período de tiempo específico y limitado a una tarea. En lugar de trabajar en un proyecto durante un período de tiempo indeterminado, se establece un límite muy específico y se trabaja dentro de ese tiempo. La técnica de timeboxing ayuda a establecer una estructura y un ritmo de trabajo más constantes, lo que puede ser muy útil para mantener la motivación y la concentración en una tarea específica. Además, puede ayudar a reducir el estrés al permitir centrarse en una tarea específica y evitar ese sentimiento de abrumación ocasionado por una larga lista de tareas pendientes.
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¿Qué beneficios implica una buena gestión de tiempo?
Aprender a gestionar el tiempo de forma eficiente, no solo es una habilidad especial y muy apreciada de cara a un futuro empleo, sino que también es un aspecto muy positivo y perfectamente aplicable al día a día. ¡Descubre algunos de los beneficios que aparecen con una buena gestión!
1º La mayor ventaja que se obtiene de una buena gestión del tiempo es, por supuesto, la productividad. Al identificar las prioridades y aprender a separar las tareas más importantes de las más superfluas, el tiempo se emplea de forma mucho más efectiva y se divaga menos.
2º Reducción del estrés. Gracias a una gestión eficiente del tiempo, la ansiedad por el exceso de trabajo o por la falta de tiempo, se reduce considerablemente. Se acabó el ir de un lado para otro, sintiéndote que no llegas a las tareas fijadas.
3º Contribuye a establecer límites entre la vida profesional y personal. Uno de los puntos realmente importantes sobre la gestión del tiempo es la separación entre ambos "mundos", el laboral y el personal. Fijar metas y prioridades en el día a día, favorece una mejor gestión, aprendiendo a dejar, para mañana, las tareas menos importantes.
4º Aprovechamiento efectivo del día. Cuando trabajas o gestionas de forma consciente y eficiente tu jornada, cada hora del día se aprovecha al máximo, evitando divagaciones y pérdidas de tiempo.
5 consejos para sacarle el máximo partido a la gestión de tiempo
Además de establecer como método algún tipo de estrategia, es importante incorporar una serie de hábitos fundamentales para que la estrategia sea totalmente eficiente.
- Establece prioridades y organiza tu trabajo según ellas.
- Ejecuta el trabajo según los objetivos fijados. Siempre realistas y asumibles.
- Planifica tu jornada diaria según un listado de tareas pendientes.
- Aprende a delegar y derivar tareas para centrarte en las más importantes.
- Revisa y audita tus tareas para establecer o actualizar dichas prioridades.